该资料档案包含产品、生产厂商和责任人的全部信息且须时时更新。
根据现行指令76/768/EEC已经通报的产品也需要提供符合新法规的PIF。
在后一批产品投放市场后由责任人保存10年。
1.化妆品描述
一款化妆品的PIF应该包含对自身的描述，能够明确该PIF归属于该产品。
在关于PIF要求的指南中，欧洲化妆品盥洗用品及香水协会(Colipa)指出，PIF应该含有准确的产品名称、识别产品和配方的唯一内部参考号、产品功能描述（如果功能不能从产品名称中获取）。
此外，PIF中的产品名称应该与CPNP通报中使用的名称保持一致，Colipa也建议将产品的CPNP通报参考号添加至PIF的产品描述中。
2.化妆品安全报告
化妆品安全报告，即Cosmetic Product SafetyReport，简称CPSR。
PIF中必须含有产品的CPSR，这样才能满足欧盟化妆品法规的要求。
而对于化妆品安全评估员要求的任何CPSR信息，也都必须添加至PIF中。
了解更多CPSR
3.制造方法和GMP
PIF中还应该包含一份制造过程说明和一份符合良好生产规范GMP的声明。
依据Colipa的指南，制造过程应该涉及制造的方法、场所、文件等内容。
关于GMP声明，欧盟也接受ISO 22716:2007 作为一种协调标准，用于证明企业合规。
4.效果和宣称的证明
欧盟要求化妆品的宣称必须符合合法、真实、证据支持、诚实、公平、知情决策这6大标准。
因此，为证明产品宣称时所收集的数据需要保存至该产品的PIF中。
作为化妆品责任人，有责任确保产品宣称证实的方法是合适且充分的。
但是，对于一些明显的产品效果，如洗发剂能把头发清洗干净，则不必在PIF中添加关于该产品这方面性能的数据。
5.动物试验数据
欧盟化妆品法规要求，化妆品的PIF中须包含有制造商、代理商或供应商在化妆品或成分在开发或安全性评估中所进行的动物试验的数据，包括为满足第三国法律法规要求进行的任何动物试验。
因此，企业应该联系供应商，确保已获知产品或原料是否进行过动物试验。
欧盟化妆品法规对PIF应该包含哪些内容提出了要求，但没有具体细化到需要提交哪些报告或文件。
而化妆品种类繁多，不同种类间的化妆品依据法规要求，所需提供的文件或报告可能也会有很大的差异
面霜、面膜、乳液和彩妆品
美发产品
除臭剂
芳香剂
防晒产品
剃须产品
所有化妆品和盥洗用品