私募基金备案办理需要准备一系列的材料，以证明基金及其管理人的合规性和合法性。这些材料主要包括：

中国证券投资基金业协会入会申请书，表明基金管理人希望加入并遵守协会的规定。

基金管理人登记和基金备案承诺函，这是基金管理人对于其登记和备案信息的真实性和完整性的承诺。

管理人的基本信息和资质证明，包括机构基本资料如外商投资企业批准证书（若有）、管理人的公司章程或有限合伙协议、组织机构代码证、税务登记证、营业执照等。还需要提供高管人员的简历、身份证明和相关从业资格证，如SAC从业资格证或有2—3年的投资经验证明。

验资报告，用于证明基金管理人的实缴注册资金。

基金合同、公司章程或合伙协议，详细说明了基金的结构、运作方式和各方权益。

招募说明书（如果在资金募集过程中向投资者提供）。

财务报表，如资产负债表和利润表，用于展示基金的经济状况和运营成果。

请注意，私募基金备案是一个复杂且耗时的过程，涉及多个环节和多个部门。备案所需的具体材料可能因地区、基金类型等因素而有所不同。在进行私募基金备案办理时，建议咨询专业的法律或财务顾问，以确保材料的完整性和合规性，并顺利完成备案流程。