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值得注意的是，在 ISO 9000—质 量管理体系—基础和术语中，进一步定义了“信息”这个词语为“有意义的 数据”，“数据”作为“和对象有关的事 实”，而“对象”被定义为“可感知的或可 想象的”。
如果和之前的 ISO 9001 和 ISO 14001 版本，关于文件的定义进行比 较 ，我们会发觉很有意思。之前关于文件的定义为：“信息及其支撑的载 体”。目前在这两个管理体系中 ，新标 准中新术语的定义为：“形成文件的信 息”。
1改变了什么？
一个新的概念被加入。“形成文件 的信息”，现在，从字面意思来理解， 就仅指这些“需要组织控制和维护”的 信息。照这个说法 ，其它信息 ，即使它是很重要，可以论证的但是不是形成文件的信息，就不需要被控制了。
这又引发了另一个问题：谁来决定什么样的信息需要被维护？是组织吗？是认证机构吗？是立法机构还是其它相关团体？
在标准修订版中，被这个术语的改变而受影响的例子包含：
对于组织的要求从 ISO 14001： 2004 ，4.2 条款中规定：确保环境性的方针形成文件，来替代ISO 14001：2015 5.2 条款中规定： “环境性的方针需以形成文件 的信息形式来获取”。
现行的 ISO 9001:2008 4.2.1 包含了明确的文件化的要求包括组织需要确保有效的计划、运营和流程控制的各类文件。这些在 4.4中被替换为： “组织应维护这些形成文件的信息，以及适度延伸过程的运行的支持；以及组织保存这些形成文件的信息，用来适度的延伸以有信心保证这些流程是按计划执行的。
在这两个实例中，文件化的需求都是不明确的。
类似的变化在 ISO 9001：2015 和 ISO 14001:2015 中都有体现。程序和记录的要求不见了，但添加了需要维护和保存形成文件的信息这个要求。
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