通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。
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承租方需要了解出租1人和出租物的基本情况
1、作为承租方，大众汽车出租，应先审查租赁物是否存在法律法规禁止出租的情形，包括以下情形等：(1)未依法取得租赁物的相关证件； (2)共有租赁物未取得共有人同意的；(3)权属有争议的。
2、作为承租方，为了预防欺诈，在合同中约定，如果承租方是租赁物的所有人，必须提供相关的证明文件；如果承租方不是租赁物的所有人，必须具有转租权。
3、为了避免争议，在合同中对租赁物的基本信息应进行明确约定，如租赁物的规格、质量、数量等。
武汉鼎炎品车馆汽车销售服务有限公司是一家以提供高端商务、会务、婚庆、旅游、自驾等用车服务的租车公司，公司实行多元化的创新型管理服务模式。为社会各类商企及团体个人，企事业单位等提供专业的汽车租赁、婚庆租车、会议接送，婚庆汽车出租，团体公务用车、各大企业用车、参观考察、长途旅行、长短期包车等业务。
自购车辆使用时随心所欲，特别是单位公车，私自用车现象较多，造成不必要的浪费，而如果租赁车，湖北汽车出租，一是可根据业务需要随时调控用车数量，二是用车人知道自己的用车成本，可直接减少不必要的用车，有效地提高员工的成本观念。
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