智慧机关是当今世界经济和社会发展的必然趋势，其依托物联网、云计算、大数据分析、移动互联网等新一代信息技术，打造了集行政管理、指挥决策、行政服务三位一体的服务体系。
其中包括出入考勤、车辆管理、人员信息管理、访客管理、住宿管理、手机APP办公、电子盘餐支付、补助发放、会议签到、电梯控制、自助洗衣、智能充电、智能缴费、班车收费系统、行为轨迹分析、营养膳食分析等一系列功能的“智慧通行、智慧交易、智慧管理、智慧金融”，建设服务型电子政府，实现整个组织的协同办公。
智慧机关管理系统的明显特征是能够在错综复杂的信息中，迅速汇总、分析、归纳，提供出用户需要的信息。如新开普积极打造的政府一卡通系统，可以延续日常在线充值、点餐、预约、评价等方面的生活习惯减少排队时间，还能形成资金沉淀及膳食分析。在安防系统中植入人脸识别技术，可以在人群进出时快速锁定敏感人物，对行为异常人员、黑名单人员报警提醒，不仅满足了管理需求，也方便了员工生活，实现了从慢到快的提速。
在控制成本方面可以体会到工作人员效率、准确率明显上升。如餐厅工作人员不用手工计算、手工查找现金，还可以提前预知订购信息合理安排规划工作，政府一卡通后台也能自动统计分析用餐数量、消费数据金额、库存、高峰期等。对于人员管理、考勤管理、会议签到、文件打印、薪资结算、数据分析、福利补助与发放等都实现了从传统手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变，提高了办公效率、用户接待率，降低了办公成本、劳动强度，起到了高效智能、减员增效、绿色环保的作用。
而且在人员专业化、智能决策等方面也有着非常突出的优势。比如可以将人员的照片、部门、类别、学历、姓名、性别等信息全部存入计算机数据库中，便于生成个人档案，再根据岗前培训、自我能力提升、所做贡献、后期教育培训等方面让升职、加薪时有据可依，整体公务员技能也得到大幅度上升。智慧机关系统公用文件库、信息库、人事档案库、资料库、工作流程均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，满足了异地管理、联合办公、移动办公、远程办公的需要，同时让各类数据有了更加直观的展示，实现智能决策。
智慧机关是推动我国国民经济信息化的关键，是实现机关内部各级部门之间以及机关内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的重要手段，具有转变政府职能，改进管理方式，推行电子政务，提高行政效率，降低行政成本的战略意义。