首先要明确一个观念就是拍合影不是懂相机就行，所谓“台上十分钟，台下十年功”，前期的准备工作直接决定了合影的成败。
一、前期场地选择
（一）确定地点（考虑人数、天气、背景）
首先就是要确定地点：
1、人数要保证都站得下，站几排，都是要实地测试过才行。
2、天气，比如一般天气晴时都是在室外拍，万一下雨要有室内的备选场地。
3、背景，选择简洁的、与会议主题有关的背景，如：公司标志性背景、标志性建筑等。
（二）确定朝向（考虑阳光和背景）
朝向影响到背景的选择，更重要的是光线，按以下情况选择优先度：
1、阳光不照射到（漫散射）：与会人员面部光线均匀，眼睛也睁得开。
2、背光：会议人员后脑被阳光照耀，面部无光，但是眼睛睁得开。
3、直面阳光：会议人员脸上发光，油光四溢，眼睛睁不开。
4、侧向光：脸上亮一块暗一块，和唱戏剧差不多。
（三）确定位置（考虑形状和主要嘉宾站位）
根据与会人员确定主要与会人员的位置，并将位置资料打印出来，指引人员人手一份。
1、站位后的形状整体是长方形，和相机的照片尺寸差不多一致就行，太狭长或者太方正都不好看。
2、如果是凳子，可以在凳子上不显眼的地方把名字贴出来；如果是站立可以在地上用不显眼的标签把最重要的位置标示出来。
二、做好组织工作
（一）做好参数调试
会议筹备的时候就应该已经测试过合影效果，所以开拍之前，就要先去场地按照之前测试的情况把三脚架架好，相机参数调整好，等人员入座即可立刻拍摄。
（二）确定至少三名引导人员
其实引导人员比摄影师还重要，不然就会站乱。引导人员一般三名，中间一个，两边各一个，不要多，多了也容易乱指挥。引导人员先引导一般的与会人员站好位置，再欢迎主要与会嘉宾就位。
（三）站位保四条边
如果真的站乱了，有些行数没占满，怎么办？这种时候，往往你指挥的太多会让会议人员无所适从，因为他们在队伍中是看不到自己的。这种时候，只能保证四条边是齐的，不然总不能让人第一印象就看到这边突出一块，那边凹进去一块。
三、调动气氛，调动注意力
拍合影的时候最保险的就是喊“一二三”了，但是如果想要取得比较不错的气氛，就得准备点段子呢，正经一点的“感谢.....”是比较正统的，再好一点就是段子了，比如根据场合把“发大财”“越来越靓”这种弄进去是不过的。
拍合影相机是最不重要的，只要前期把参数调对，就是直接用自动挡就行，剩下的就是按按快门的事情。尽管如此，在这里有三个小贴士：
1、镜头焦段用50mm左右，变形较小。
2、三脚架是必备。
3、取景时会议人员站位的四周要有适当的背景，一是画面不会过于压迫，二是便于后期在顶部加会议标题什么的。如果觉得不好把握就是四周留白的背景宁可大了去裁，也不要拥挤。
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