会议活动布置策划会后该如何做?
一次成功的会议,离不开合理安排的会后工作。
要注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作。
活动策划需及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。
要注意收集一些会议代表对会务工作的意见和建议,认真采纳其中的合理部分,促进办会能力不断提高。
三是及时整理会议资料。
活动公司要牢固树立档案意识,在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料,按类别整理成资料汇编,为今后办会提供工作参考。
会议活动布置策划的策划方法
一、会议方案的制定
1、会议方案必须明确会议日程安排及每项议程安排之间内在的逻辑关系,会议活动布置策划公司,使各场次会议能对接。
方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。
2、加强沟通。
一方面需要加强与上级的沟通请示工作。
另一方面,会议活动布置策划方案,需要加强横向的沟通衔接工作。
各个部门要密切配合和相互协作,加强与上述部门沟通对接工作。
3、合理安排分解工作任务,明确工作职责,使各部门能够按照时间表完成工作。
二、会议场地的布置
会议开始前,会务组织者提前对会场、住地进行观察了解,并做相应的会场布置。
例如会场、会议用品的准备;迎送接待仪式的确认及排练;乘车安全和用餐标准。
三、会议流程的执行
为了确保会议的顺利进行,也为了让参与会议的人员知悉整个会议流程,事先确定会议的流程图或者流程表。
还要做好会议服务工作,包括会议报到、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像、车辆安排、食宿安排等工作。
四、会议结束的总结
做好会后总结。
及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。
会议活动布置策划的预算
(1)、会议场地租金——通常而言,会议活动布置策划价格,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装发言线路时也可能需要另外的预算。
值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。
另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。
基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
会议活动布置策划公司-盛典创艺展览-山东会议活动布置策划由北京盛典创艺展览展示有限公司提供。
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