商业特许经营备案实务中，即申请备案的材料清单中并无履约保证函的具体要求和特别指明。无论是根据《商业特许经营管理条例》和《商业特许经营备案管理办法》，还是根据商业特许经营管理系统以及地方商务主管部门的网站都没有提及履约保证函。但它确实在笔者过往经手的备案实务中多次出现过，而且也确有它的道理，最终实现了备案的成功。本篇将讨论履约保证函出现的原因、适用的条件以及与备案中其他材料的关系等。
首先，履约保证函仅适用于境外特许人备案的情形，因为目前为止，并未见到或听说境内特许人向地方商务主管部门申请特许备案有主动提出或被要求提交过该材料。这里面有一定的特殊原因，即所谓情形的适用问题，因为境外特许人在公司登记、店铺注册等商业规范性管理方面与境内不尽一致或差别很大，而且就特许经营领域而言，境内外在商业特许经营的管理规定就很不一样。当然，笔者不在此论述是如何的不一样，而是单就实务中业已形成并被接纳的履约保证函进行操作性探讨。
并不是所有的境外特许人备案都将适用履约保证函，下面以文字和图表的方式进行互证说明，具体如下：
境外公司A想作为特许人申请备案，但其不满足“两店一年”的规定，一般理解是无法备案，但另一家境外公司B，满足“两店一年”，符合备案条件，如何才能实现A公司借用B公司的“两店一年”实现备案，有且只有当A公司和B公司拥有同一个关联公司，即同一个母公司C，此时履约保证函该派上用场了，在整体的备案材料中，除了提交B公司的“两店一年”证明文件外，还需提交C公司出具的履约保证函，即证明A公司将能够提供持续的成熟的规范的商业特许经营服务管理运营能力。
为什么B公司不直接作为特许人申请备案，岂不是省去很多环节，但事实上，境外从事特许经营行业的企业，或者叫集团，很多时候直营和特许是分开的，即不同的内部公司来运营，而且内部负责知识产权即经营资源的公司与负责运营的包括直营和特许的公司也是分开的，所以在备案的现实情形中，确实需要考虑到实际情况，做区别和灵活对待，总之特许备案的实质在于证明特许人拥有成熟的特许经营管理能力