学术会议物料准备包括以下几类：
1. 会议用品：包括笔、中性笔若干、笔记本、礼（依据预算可有可无）、书（聘书、证书，打印盖章，准备封皮）、签约文书（可能会举办签约活动，协议至少得备两份）、函（邀请函，无论是电子版，还是纸质版，都得设计精美。还有官方的公函类）。
2. 办公设备：电脑、 软件（有的专家PPT中插有视频，必须保证可以正常播放）、插线板、激光笔及电池、U盘、相机和电池、遮光罩、闪光灯、三脚架。
3. 会议通知：用于报销的文件，目前都做成PDF版本，发在微信群供参会者自行保存打印。
4. 音乐和视频：会议中有些环节需要音乐陪衬和宣传类视频。
5. 其他：根据会议的具体需求，还可能需要其他物品。
以上只是学术会议物料准备的一部分，具体情况还需要根据会议的主题、规模、形式和实际需求来确定。