外贸跟单是怎么做的?
2023-12-06 00:54 浏览:28次
外贸跟单基本流程
(1) 接单
(2) 跟进生产
(3) 催审单证
(4) 出货跟踪
(5) 制单结汇
一、接单1.接单的形式:在出口贸易中,最常见的是:(1)合同:
(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。
前者由卖方草拟,后者由买方草拟。
(2) 确认书:
(/confirm/iATION)它比合同要简化些。
对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。
它也有销货确认书(SALES /confirm/iATION)和购货确认书(PURCHASE /confirm/iATION)。
这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等。
/而合同用的比较正规。
机器设备,大棕贸易的进出口。
还有协议书,意向书,订单和委托订单等。
要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。
2.接单的程序: 询盘,发盘,还盘,接受等环节。
(1)询盘:(INQUIRY)又叫询价。
(2)发盘:(OFFER)又叫报价。
是卖方向买方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
(3)还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价。
(4)拒绝还盘 (Decline counter-offer)
(5)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
3.审单:即审核合同审单内容:产品名称、规格 质量 数量 单价、总额 价格条款 付款方式 包装要求 交货期 交货方式。
审单方法:
(1)产品名称,规格:审查时产品代码/型号是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?有很多公司和企业产品名称的代码/型号同时也代表了规格。
(2)质量:也称品质。
是货物的外观形态和内在质量的综合。
(3)数量:应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。
约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。
国际上对约字的含义解释不一。
有的认为是2。
5%,有的认为是5%。
按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增减幅度。
(4)单价,总额的审查:
1、客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错?
2、通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。
要注意的是要用在国际上流通的硬货币。
(英镑,港币,欧元)(5)价格条款的审查:
出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有:
FOB (free on board, …named port of shipment)船上交货价(指定装运港的价格条件)CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保险费+运费(指定目的港)价格。
FCA (free carrier) (用于空运)by air(6)付款方式审查:
1.付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。
2.支付的货币能否接受?(7)包装要求的审查:
1.工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?
2.客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?
3.客户提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签 hangtag, price tag ,说明书, 唛头 shipping mark)
(8)交货期的审查:跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装船送达。
(9)交货方式的审查: 运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。
注:如运费由客户支付,客户决定交货方式。
如我们付费,尽量用海运。
如报的价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用。
关于样品: 要获取订单,备好样品是很重要的一步。
寄目录,样本: 准备样品。
(1) 工厂现有的款式
(2) 新款
(3) 客户来样。
要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。
特别是新品可能要反复修改几次。
跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。
在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。
作为跟单员,我们要做到:
A: 有完整的产品资料,主动进行宣传。
B: 新品的成本,价格要进行核算。
C: 新品的制作要留有实样。
D: 客户的来样要保存好原样。
形式发票:PROFORMA INVOICE
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。
这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。
为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样。
形式发票上一般要显示订单的相关信息。
(收货人,合同号,形式发票号,开出日期)。
产品信息 (品名,数量,价格,交货期)。
合同条款(价格条款,付款方法)。
此外,提供银行资料以便客户开证或汇款。
二、跟进生产签订合同后跟单的主要程序:
以货,证,船,款为中心,包括:备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。
我们将这些程序概括为:
备货及生产跟单 • 催审单证 • 订仓装船 • 制单结汇1.生产跟单
产前批办:准备颜色办,辅料样办,包装样办,产前样办等给客人批,OK后开始生产大货
2. 生产进度跟踪(进度跟踪表,订单号,交货日期,生产进度,问题解决)
3. 安排QC验货 (中期验货,走货前验货)
4. 准备出货
三、催审单证:大多数的支付方式是L/C。
对安全收汇有保障,因它是银行信用。
只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。
跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。
催证:货物快完成时,要催证。
审证:审开证人和受益人是否正确,L/C的货物和金额与合同是否相同,装期,特别条款等。
改证:审证后发现问题如包装上,总金额,有效期,拼写错误等,必须要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。
四、出货跟踪订仓装船:货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。
按CIF成交的,我们负责租船订仓和装船的手续。
首先: 出货装柜:跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。
这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。
A. 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜。
常用的有:20’ (29 – 30立方/17.5吨) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5吨), 40’H (68 –71立方/27.5吨)B.制作装箱单:装箱单应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等。
C.跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。
协助生产部门安排好人员装柜。
货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放。
如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
按FOB成交的,只要将货物送到指定装货港即可
/
五、制单结汇:是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单:货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据。
要在L/C的有效期内将单据送交银行。
出口单据主要有:汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,保险单等。
B.结汇:如按L/C的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了。
单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁。
生产企业跟单(工厂跟单)
生产过程跟单的流程:1、下达生产通知书。
跟单员接到客户订单后,应将其转化为生产通知单。
通知单要明确客户所订产品的名称,规格型号,数量,包装要求,交货期等。
2、分析生产能力。
生产通知单下达后,要分析企业的生产能力。
能否按期,按质地交货。
如不能应采取什么措施?要不要外包?
3、制定生产计划。
4、跟踪生产进度跟踪生产进度的表单:生产日报表,生产进度控制表,生产异常处理表,生产线进度跟踪表。
5.交期延误:如是工厂原因,要通知客户,取得同意后方可出货。
如不同意,一是协商,我们可承担部分费用将货出去。
二就只好取消订单了。
6. 有关订单的更改问题:客户对已下的订单因市场变化会有更改,有数量上的(或增加,或减少),有包装上的,有交期的变更(或提前,或推迟)。
接到客户要求变更,首先要看改什么?能否接收?如我们的货已生产的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。
如还没按排,问题不大。
如已按排了部份,要进行协商。
比如数量要减,我们已按原数量采购了材料,如果是通用的,问题不大。
但如是专用的,客户要承担部份费用。
对交期:如要提前,我们要根据实际情况说。
如要推迟,时间短,问题不大,但如要延迟很长,那仓储费,损耗费要承担。