1.在视频会议系统的应用过程中，会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调都会严重影响画面的显示质量。因此，在视频会议室的装修过程中一定要高度关注。
2.在色彩搭配方面，由于黑白两色对人物摄像将产生“反光”及“夺光”的不良效应，因此会议室内一般忌用“白”、“黑”之类的色调。通常来说，墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较适宜，如墙壁四周米黄色、浅绿、桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色，使所提供的视频电平近似0.35V。
3.同时，为了提高图像的质量，摄像背景(被摄人物背后的墙)不宜挂有山水等景物，否则将增加摄像对象的信息量。基于润色会议室环境的考虑，室内可以摆放花卉盆景等清雅物品，增加会议室整体高雅，活泼，融洽气氛，以促进会议效果。
4.基于完美观看效果的考量，监视器通常放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约一米左右，人与监视器的距离大约为4-6倍屏幕高度，而且各与会者到监视器的水平视角应不大于60度。对于监视器屏幕大小的选择，一般应根据会议电视的数据速率，参加会议的人数，会议室的大小等几方面的因素而定。对小型会议室或者大会议室中的某一局部区来说，只需采用29寸至34寸的监视器即可;大型会议室应以投影电视机为主，都采用背投式，可在酌情选择电视机的大小，将电视机置于会议室最前面正对人的地方。