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每年6月25日、12月25日前，单位携带职工个人申请、职工人事档案、《企业申报特殊工种退休、病退清理欠费情况表》《单位拟办理职工提前退休手续公示表》《企业职工特殊工种提前退休人员花名册》(盖章及电子文档)及相关材料，到市人社局初审。
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学生处下设学生处档案室，是本科的管理机构。为加强管理，学校配备专职档案管理工作人员。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，具备档案业务知识和组织管理能力，具有开拓创新意识和精神。
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档案接收说明
1、应届毕业生档案接收
接收岳阳地区的应届毕业生档案，由学校统一邮寄至我处，不要求学生个人前来开调档函。
2、往届毕业生档案接收
必须先带本人证件（原件或复印件）先到我处开具调档函
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