数据化加工保密
1.验收小组检查加工公司是否与省档案局签订“信息保密协议”、公司是否办理《中华人民共和国国家秘密载体许可证》、工作人员是否持有云南省保密局颁发的《涉密人员上岗培训证》。
2.档案原件是否严格按照档案管理要求进行管理。
在未拆卷以前，如发现有缺失文件现象，必须填写《馆藏档案卷内文件材料登记备查表》，经签字认可后再进行拆卷处理。
3.下班之前，所有档案是否进箱、柜，档案箱、柜钥匙要由加工公司专人保管，并且要由专人检査水电、窗户是否已关闭完好后，方才可离去。
4.在加工过程中，如发现文件属密级以上，是否进行登记，数字化加工软件，文件所涉内容。
同时，不能随便在文件添写任何字及符号，只能用2b铅笔编写页码。
5.严禁将手机、相机、摄像机、私有移动存储介质等设备带入加工现场。
由于工作需要，数字化加工软件公司，每个公司只允许两名管理人员可以在加工现场使用手机，其余员工只能在加工现场外或下班之后才能使用手机，如有违反上述规定，一律严惩。
数字化加工的工序安排
1.档案领取，在项目实施前双方首先要对档案进行统计与分批次进行交接，按原档案分类的编号与类别提取，提卷人按实际案卷数与页数填写详细的档案交接清单，数字化加工软件企业，并由双方主管人员签字。
2.档案拆分，我方收到档案后按照双方制定的档案整理规范对其纸介档案按日期，险种等进行整理，统一编号。
对要进行扫描加工的档案进行拆分，为下一步骤扫描工作做前期准备。
3.图像扫描，扫描人员收到整理后的档案，负责将纸质性的档案通过高速或零边距扫描仪将其转换成电子图像。
在扫描过程中并保证图像的清晰度与完整性。
数据化加工对过程和成果进行监督和管理
集中开展数字化加工业务具有数量多、任务重、时间短、质量难以把控等特点，要保证数字化集中加工的效率和质量，需要注意加强对数字化加工的管理，特别是质量检测和过程监控。
根据DA/T 31修订组的调研，原标准侧重规定纸质档案数字化的技术要求，但是数字化管理和技术同样重要，修订组特别针对纸质档案数字化的组织和管理提出了明确的要求，标准的名称也变更为《纸质档案数字化规范》。
DA/T 31修订版指出，数字化加工软件解决方案，应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理，应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现的前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。
此外，需要加以质量检测和验收的成果类对象包括目录数据、数字化档案、数据挂接、存储载体等。
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