数字化加工扫描件和非扫描件的界定
只要是在数字化范围之内，对同时存有正本、定稿、草稿的档案都应同时定为扫描件，数字化加工扫描，不应该认为割裂档案的前后形成关系，认为造成档案数据的不完整。
比如《》，如果利用者只想利用《》内容本身，查找第几款第几条，数字化加工扫描平台，只看正本就够了，再有《》都有公开发行本，直接查找发行本就行了，根本不用到档案馆来查，所以扫描只扫描正本，数字化加工扫描企业，就能满足这部分利用者的利用目的了。
但是如果想看《》的形成过程、起草过程、修改过程等，数字化加工扫描哪家好，仅看正本是远远不够的，还要看历史的修改搞及形成《》的有关档案。
这就要求正本、定稿、草稿必须同时所扫描。
数据化加工功能
1.资源采集功能。
用以支持对各种排版文件的收集，对收集整理的排版资源文件进行完整性检查，并支持规范图书出版信息。
2.资源标识与管理功能。
可以嵌入标识符编码（如MPR编码等），实现资源标识，并基于标识符编码生成产品二维码，实现资源可控。
3.结构化加工功能。
需要支持元数据标引，支持目录结构加工，支持章节信息加工，支持标引标注结果输出XML、Word等格式结果。
4.纸书数字化加工功能。
支持自动化页面扫描，支持自动纠偏和OCR，输出标准PDF、XML、EPUB、MOBI、CEBX等多类型应用格式文档。
数字化加工标准的目录结构和文件夹的建立
按照院方所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与著录要求，规范档案中的目录内容。
包括档案目录的著录字段、字段长度和内容要求进行正确的著录和校对。
照片档案和实物档案目录结构:以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。
原则是以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。
例如:文书档案目录结构:年度 资料分类 卷 件 页。
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