承租人、管理部门或转租人办理登记备案手续时，应提交下列材料：
1 、北京一般别墅地下室应用（租赁）备案登记表一式两份；
2 、房屋产权证；
3 、租赁（转租房）普通的别墅地下室租赁协议；
4 、当事人合理合法有效证件：法人单位应用（租用）的，应提交法人资格证明，公司营业执照，委托授权书，受委托人身份证证件；非法人单位应用（租用）的，应提交其上级领导法人单位准许的原材料，责任人委托授权书，受委托人身份证证件；国外（地域）公司、机构长驻意味着组织应用（租用）的，应提交长驻意味着组织报到证，委托授权书，受委托人身份证证件；本人 应用（租用） 的，应提交身份证证件 (境外人员应提交公安部门颁发的居民证)；
5、应用（租用）已抵押物的一般别墅地下室，应提交质权人赞同的证实；转租房一般地下室的，应提交一般别墅地下室所有权人赞同的证实；
6、一般别墅地下室用以商业服务、文化艺术服务业、旅店业和生活场地应用（租赁）的，要递交公安边防组织查验符合要求的证明或卫生主管部门查验符合要求的证实；
7、采用一般别墅地下室，递交已创建防火安全、防洪、社会治安、环境卫生责任制度的证明材料；租用一般别墅地下室，递交租用彼此签署的防火安全、防洪、社会治安、安全卫生应用保证书；


一般别墅地下室备案登记程序流程如下所示：
（一）承租人、管理部门或转租人持下列材料到一般别墅地下室所在地县区建设局（房产管理局）办理登记备案手续：
1 、北京一般别墅地下室应用（租赁）备案登记表一式两份 ；
2 、当事人合理合法有效证件；
3 、一般别墅地下室从业商业服务、文化艺术服务业、旅店业以及其它经营活动或是做为定居场所，递交公安边防组织查验符合要求的证明或卫生主管部门查验符合要求的证实；
4 、租赁（转租房）一般地下室的，递交租赁协议；
5、转租房一般地下室的，递交一般别墅地下室所有权人赞同的证实。
（二）对原材料的，各县市区建设局（房产管理局）签发加盖公章备案登记表一份，并向被告方下达“一般别墅地下室安全操作告知单”（配件二）。
对承租人、管理部门暂且不能给予消防安全、卫生检查合格证书的，在“备案登记表”备注中标明问题后给予备案登记，除向被告方下达“一般别墅地下室安全操作告知单”外，与此同时填好“一般别墅地下室安全风险核实单”（配件三），将情况汇报给有关主管部门处置。