湖南城市学院档案馆对外服务项目及内容

1、为本校教学、科研、管理等部门提供各种档案需求服务。

2、为本校广大师生提供学校历年所发各种文件的查阅服务。

3、为各位校友、毕业生就业、升学、出国留学、移民、境外就业等出具证明及提供相关学籍档案材料；为补办学历、学位证书出具相关学籍档案材料等服务。

4、为社会各界提供查证学校毕业生的学历、学位和其它在校情况的服务。

5、提供其他档案利用的相关服务。

6、代管暂未就业的学校毕业生个人档案。

7、根据毕业生就业需要，按上级规定及时转递毕业生档案。

湖南城市学院档案服务指南

一、学历认证

1.来我馆核实学历/学位的个人，需携带本人有效身份证及本人学历/学位证书清晰复印件，办理相应登记手续,进行认证；若委托他人办理,除以上材料还需代办者出示本人身份证及当事人的授权委托书。

2.来我馆核实学历/学位的单位，须持单位介绍信、来办人员有效身份证及需开具证明材料人学历/学位证书清晰复印件，办理相应登记手续，进行认证。

二、学籍证明材料办理

1.办理者须出示本人有效证件，代办人除出示本人有效证件外，还应出示委托人的授权委托书及委托人身份证、学历学位证复印件。

2.档案馆不提供学籍材料翻译服务，由学生在档案馆复印原始学籍材料后，根据档案馆提供原始学籍材料自行翻译，由公证机关对英文材料的真伪进行公证（注：档案馆不对翻译材料提供核实盖章服务）。

三、毕业证学位证补办

档案馆不能直接补办相关毕业证明，但在补办学历学位证之前，可申请复印新生录取表及毕业生名册，到相应部门办理，统招本科生到教务处学籍科补办，成教自考生到学校继续教育学院办理。

四、校内公务查档

校内公务查档校内公共事务查询，需要事先在档案馆网站下载《查（借）阅档案呈报表》，按规定填好相关查阅事项，由部门负责人或处室主管领导签字，加盖单位公章并经档案馆领导审批后方可按公务查档方式查阅。