ISO9001认证审核资料,应该怎样妥善保存?

ISO9001认证审核资料,应该怎样妥善保存?

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以下是妥善保存 ISO9001 认证审核资料的方法:


一、建立专门的文件管理系统


设立文件存储区域

安排专门的房间或柜子作为文件存储区域,确保存储环境安全、干燥、通风良好,远离火源、水源和易受损区域。

可以使用防火、防潮的文件柜或存储箱,对重要文件进行分类存放。

制定文件编号和分类体系

为审核资料制定统一的文件编号规则,便于快速查找和识别。例如,可以按照部门、文件类型、时间顺序等进行编号。

建立分类体系,将审核资料分为质量手册、程序文件、作业指导书、记录表单等不同类别,分别存放。

使用文件管理软件

考虑使用专业的文件管理软件,对审核资料进行数字化管理。软件可以帮助实现文件的存储、检索、版本控制等功能,提高文件管理的效率和准确性。

确保软件具有备份和恢复功能,以防止数据丢失。


二、明确文件保管责任


指定文件管理员

企业应指定专门的文件管理员,负责审核资料的保管、整理和更新工作。文件管理员应具备一定的文件管理知识和技能,熟悉 ISO9001 认证要求。

明确文件管理员的职责和权限,确保其能够认真履行文件保管责任。

培训相关人员

对涉及审核资料使用和保管的人员进行培训,使其了解文件管理的重要性和方法。培训内容包括文件的分类、编号、存储、检索、借阅等方面的知识。

强调文件的保密性和安全性,要求相关人员不得随意泄露或损坏审核资料。


三、实施文件控制措施


版本控制

对审核资料进行版本控制,确保使用的文件是最新有效的版本。每次文件修订后,应及时更新版本号,并记录修订内容和时间。

可以使用文件管理软件或手动记录的方式进行版本控制,确保文件的可追溯性。

借阅管理

建立文件借阅制度,明确借阅流程和审批权限。借阅人应填写借阅申请表,经相关负责人批准后,方可借阅文件。

借阅期限应明确规定,借阅人应在规定期限内归还文件。文件管理员应定期检查借阅情况,确保文件的安全和完整。

定期审查和更新

定期对审核资料进行审查,检查文件的有效性和适用性。如发现文件与实际情况不符或已过期,应及时进行修订和更新。

审查和更新工作可以由文件管理员或相关部门负责人组织进行,确保审核资料始终符合 ISO9001 认证要求。


四、确保文件的安全性和保密性


备份文件

定期对审核资料进行备份,防止因意外情况导致文件丢失。可以使用外部存储设备(如硬盘、U 盘)、云存储等方式进行备份。

备份文件应存储在安全的地方,并定期进行检查和更新。

限制访问权限

根据文件的重要性和保密性,设置不同的访问权限。只有经过授权的人员才能访问敏感文件,如质量手册、程序文件等。

可以使用密码保护、访问控制列表等技术手段,限制文件的访问权限。

防止文件损坏和丢失

采取措施防止文件损坏和丢失,如避免文件受潮、受热、受阳光直射等。在文件存储和使用过程中,要轻拿轻放,避免折叠、划伤等。

如发现文件损坏或丢失,应及时采取措施进行修复或补充。


***妥善保存 ISO9001 认证审核资料需要企业建立专门的文件管理系统,明确文件保管责任,实施文件控制措施,确保文件的安全性和保密性。只有这样,才能保证审核资料的完整、准确、有效,为企业的质量管理体系运行提供有力支持。


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发布时间
2024-09-20 16:53
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41258464
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