1.1 系统背景
近年来，随着高校的数字化校园建设、校园网络建设的不断完善，随着教育体制改革的不断深入、管理水平的不断提高、学科之间的相互渗透发展，日常工作会议的日趋增多，给学校行政楼的会议预约管理提出了极大挑战（会议室分布在六层楼），如何更好的管理行政楼所有会议室，改变以前手工或电话预定状态，临时变更或取消不及时，人工开门关门，会议签到等完全靠手工管理的方式，拟采用会议预约管理系统，结合门禁，视频，形成一体智能化管理，使之管理更为简捷、方便、有效。
会议申请人员可在线查看各会议室的使用预定情况，在线提交预约申请，通过管理人员审核通过后，持校园卡在预约的时间段刷卡进行身份识别认证，身份认证通过，智能门禁自动开门，也可以通过与校园一卡通、OA等系统进行数据共享对接，会议预定或取消数据通过OA系统对接采集过来，实现统一管理。
1.2 系统介绍
博思特会议预约管理系统V6.0是一套实现高校会议室智能信息化的管理系统，同时集成智能门禁、视频监控等相关硬件于一体，形成一个实时、开放、高效、统一、智能化、立体化的系统管理平台。并和校OA系统、校园一卡通数据无缝对接，实现会议预约信息、会议人员基本信息实时共享。该平台的应用可极大提高学校会议室使用效率，减少管理工作量，为用户提供网上在线预约会议室、在线通知服务、与会人员身份智能识别（刷卡开门）以及会议室视频监控等。
整个会议预约管理应采用B/S结构（门禁控制和数据同步共享部分采用C/S结构），实现用户使用常用浏览器网上对会议、会议室进行在线预定及以及查看相关通知。系统通过会议管理软件与门禁、视频监控相关硬件无缝对接，实现会议预约刷卡开门，远程查看视频监控等会议综合管理。
1.3 系统组成
整个会议预约管理平台由会议预约管理、智能门禁系统以及视频监控系统组成。
1.4 系统设计
1.4.1 系统构架
博思特会议预约管理系统V6.0的整体架构考虑到系统的可扩展性。整个系统采用C/S结构和三层 B/S模型结构设计。会议室门禁、数据同步部分采用C/S结构，而会议室综合管理平台则采用B/S结构。使整个体系结构成为三层：表示层、业务逻辑层和数据访问层三个不同的处理层次。以该结构对外部提供Web服务，从而满足不同用户的分布式访问，极大的了提供了系统的安全性、可扩展性。
会议室信息化管理平台以学校会议预约管理流程和管理基本事务为核心，以规范会议预约管理实现信息化为准则，充分提高利用学校会议室资源，更好的服务于会议使用人员。整个管理依托校园网络构建管理模式平台，系统采用B/S结构，突破地域空间的限制，整个会议室数据放在服务器上，管理人员、行政领导、会议室使用申请者在办公室、在家甚至在校外通过网络进行会议室在线预订、会议室过程等进行管理监控，而管理人员则可以在线的对会议申请进行审核地方进行会议室预约。相对传统的手工管理，开放会议室平台的构建能更好的有利于会议室资源的充分合理利用，会议预约管理的科学化和规范化。
1.5 系统功能
会议预约管理为学校会议室提高使用效率，为用户提供网上预约、在线通知服务。会议预约管理应采用B/S结构，实现用户使用常用浏览器网上对会议、会议室进行在线预定及相关人员通知。系统通过会议管理软件与门禁、视频监控相关硬件对接，实现会议预约刷卡开门，远程查看视频监控等会议综合管理。同时可与OA系统会议预约信息实时共享，和一卡通人员基本信息实时同步共享。该系统主要包括：基础设置（单位信息、人员信息、会议室信息、参数设置、用户管理等）、会议室预约管理（会议室预约、会议变更、会议检索查询等）、会议室智能门禁（会议室开门、会议室门禁、会议室视频等）、系统接口等功能模块。