如果在 ISO9001 认证审核时参会人员没到齐,可以考虑以下措施:
一、及时沟通协调
立即与未到人员取得联系
了解其未到场的原因,如是否遇到交通堵塞、突发紧急事务等。如果是可以尽快解决的问题,如交通堵塞,可询问其预计到达时间,并向审核组说明情况,请求适当延迟相关环节的审核。
如果是因紧急事务无法到场,了解是否有可替代的人员能够参加审核会议,并尽快安排替代人员到位。
向审核组解释说明
诚恳地向审核组说明未到人员的情况以及正在采取的解决措施,表达企业对审核的重视和积极配合的态度,尽量争取审核组的理解和支持。
二、调整审核安排
灵活调整审核顺序
如果未到人员涉及的审核内容不是关键或紧急环节,可以与审核组协商,先进行其他部分的审核,待未到人员到场后再安排其相关内容的审核。
例如,如果生产部门负责人未到,而当前可以先审核质量部门或销售部门的内容,将生产部门的审核往后调整。
采用替代方式提供信息
如果未到人员的职责和工作内容可以通过其他方式向审核组展示,可以准备相关的文件、记录、报告等资料,由在场的其他人员代为介绍说明。
比如,未到的技术人员负责的产品设计开发过程,可以由熟悉该工作的同事展示设计文档、开发记录等资料,并向审核组解释技术要点和流程。
三、后续补救措施
确保未到人员与审核组单独沟通
一旦未到人员在审核期间或审核后能够到场,应尽快安排其与审核组进行单独的沟通,补充审核所需的信息,回答审核组的问题。
例如,安排未到的高层管理人员在审核后期与审核组进行一对一的交流,阐述企业的质量方针和目标、领导作用等方面的内容。
加强内部管理和沟通
审核结束后,企业应针对此次人员未到齐的情况进行反思和总结,加强内部管理和沟通机制,确保在今后的审核或重要活动中不再出现类似情况。
可以制定更加严格的会议通知和确认流程,提前提醒参会人员做好准备,并建立应急联络机制,以便在出现突发情况时能够及时协调解决。